Usos de la firma electrónica de los funcionarios y función del archivo electrónico.

Las leyes 39/2015 y 40/2015 nos plantean dos de los aspectos más importantes de la Administración electrónica para los ciudadanos. El no tan novedoso sistema de la firma digital y el archivo electrónico de la Administración.

La Firma Electrónica.

En cualquier actuación de la Administración Pública por medios electrónicos es necesaria la firma electrónica del titular de la Administración o de un funcionario público. Esta previsión establecida en nuestro ordenamiento jurídico por la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, tiene dos finalidades, una existente y otra más novedosa incorporada gracias a la Ley 39/2015.

Identificación i autentificación del ejercicio de la competencia de la Administración.

En este primer supuesto, el funcionario público mediante su firma electrónica acreditará que la Administración Pública ha sido la competente para llevar a cabo la actuación que en su caso corresponda, mediante el certificado de empleado público.

Este certificado, que sólo podrá usarse en el desempeño de las funciones del puesto del funcionario que lo use o para las comunicaciones con otras Administraciones Públicas, deberá incluir, además de los datos del funcionario, el órgano u organismo público en el que preste sus servicios, además del N.I.F. de la Administración a la que pertenece el funcionario firmante.

Identificación a ciudadanos que no dispongan de firma electrónica.

Para el pleno desarrollo de la Administración electrónica, es preciso que el ciudadano también se adapte a esta situación mediante el uso del certificado de identificación digital para poder relacionarse con las Administraciones.

El hecho de no disponer de un certificado digital no implica que no nos podamos relacionar con las Administraciones, ya que gracias a la Ley 39/2015, se permite identificar digitalmente a los ciudadanos mediante la firma electrónica de los funcionarios a la hora de presentar cualquier escrito. Para que un funcionario haga uso de su firma electrónica para identificar a un ciudadano es necesario que éste preste su consentimiento de manera expresa, y que el funcionario esté expresamente habilitado para ello.

El archivo electrónico.

A partir del 2 de octubre de 2018 será obligatorio que las Administraciones  dispongan del archivo electrónico único, que es aquél en el que se almacenarán por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

Los documentos almacenados en este registro deberán disponer de las medidas necesarias que garanticen su integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación, así como la identificación de los usuarios y control de accesos. La eliminación de la documentación archivada deberá ser autorizada de acuerdo con la legislación prevista a tal efecto.

Actualmente hay muchos ayuntamientos que no disponen de un archivo electrónico único y les es facilitado, mediante convenio de colaboración, el acceso al archivo de su Diputación Provincial correspondiente, en el cual disponen de una sección para la Administración de su municipio.

Conclusión.

El nuevo sistema de firma electrónica de los funcionarios y el archivo electrónico, ofrecen, además de evidentes comodidades, una mayor transparencia y seguridad en el funcionamiento del sector público, pero para ello los ciudadanos y la Administración deben conocer y utilizar los mecanismos jurídicos y de control necesarios para evitar, precisamente, que los medios electrónicos sirvan para ocultar información de interés general o perder seguridad y confidencialidad en la gestión de los datos de los ciudadanos.

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